Quy trinh tổ chức sự kiện khai trương được nhiều doanh nghiệp hết sức quan tâm. Đây là một hoạt động hết sức quan trọng của doanh nghiệp. Nếu muốn chặng đường kinh doanh phát triển tốt và gặp nhiều thuận lợi trong tương lai. Sự kiện khai trương không những PR thương hiệu của công ty mà nó còn là hình thức quảng cáo sản phẩm đến với công chúng. Giúp cho sản phẩm của doanh nghiệp thâm nhập sâu hơn vào khách hàng. Đồng thời khai thác được thông tin, tâm lý khách hàng. Tạo điều kiện cho doanh nghiệp phân tích được nhu cầu khách hàng tốt hơn.
Các kỹ năng cần để tổ chức sự kiện thành công
Kỹ năng làm việc nhóm
Tổ chức sự kiện đòi hỏi kĩ năng làm việc nhóm cao. Đây là công việc mà nhiều bộ phận gộp lại, phối hợp với nhau cùng thực hiện. Mỗi cá nhân sẽ phụ trách một mảng và có nhiệm vụ khác nhau. Nhưng đều cùng 1 mục đích đó là làm cho quy trinh tổ chức sự kiện được trơn tru. Do vậy, mỗi cá nhân không thể hoạt động rời rạc, đơn lẻ. Mà phải làm việc theo từng nhóm. Đòi hỏi kĩ năng làm việc theo nhóm phải cao. Có như vậy mới có sự thống nhất, ăn ý trong quá trình làm việc. Làm cho công việc được suôn sẻ, tạo sự đồng thuận của tất cả mọi người trong nhóm. Để quy trinh tổ chức sự kiện thành công thì kỹ năng làm việc nhóm phải tốt. Sự phối hợp nhịp nhàng của các thành viên trong nhóm phải cao.
Sáng tạo và linh hoạt trong công việc
Tổ chức sự kiện nhẳm Pr hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp. Vì vậy trong quá trình tổ chức sự kiện cần luôn luôn sáng tạo, tạo ra nhiều cái mới để thu hút công chúng đến với sự kiện của mình. Người làm sự kiện này phải luôn sáng tạo, đổi mới các ý tưởng liên tục. Ngoài ra còn phải linh hoạt trong công việc, có những việc bất chợt đến, phải có kĩ năng nhanh nhạy để xử lý tình huống. Hoạch định được những rủi ro. Có như vậy mới mang lại sự thành công và hiệu quả cho sự kiện.
Chịu được áp lực công việc
Tổ chức sự kiện người ta nói đây là nghề “làm dâu trăm họ”. Từ việc tạo thu hút của công chúng, xử lý các sự cố ngoài mong muốn khi sự kiện diễn ra. Hay vấn đề liên quan có thể là kinh phí tổ chức. Tất cả các vấn đề trên đều khiến cho người tổ chức sự kiện rất áp lực. Do vậy họ cần phải có tinh thần chịu được áp lực công việc cao để có tinh thần sáng tạo. Làm cho sự kiện diễn ra thành công.
Quy trinh tổ chức sự kiện khai trương thành công và hiệu quả
Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề
Để quy trinh tổ chức sự kiện khai trương được thành công phụ thuộc vào 3 yếu tố: Ý tưởng – chủ đề – đối tượng là những yếu tố then chốt có liên quan mật thiết với nhau. Từ phân tích đối tượng khách hàng muốn hướng đến. Chúng ta đi phân tích cụ thể khách hàng để đưa ra ý tưởng và chủ đề để thu hút lượng khách hàng cần thiết.
Lên ý tưởng và xây dựng chủ đề là vấn đề đầu tiên tạo nền móng cho một sự kiện diễn ra thành công và hiệu quả.
Lên kế hoạch, nội dung cho buổi lễ
Sau khi lên ý tưởng và xây dựng chủ để cho sự kiện. Công việc tiếp theo phải làm đó chính là lên kế một bản kế hoạch cụ thể dựa trên nguồn kinh phí mà chúng ta định bỏ ra để tổ chức sự kiện. Đây là vấn đề không thể thiếu trong quy trinh tổ chức sự kiện. Dựa vào nguồn kinh phí chúng ta sẽ xây dựng các hạng mục cụ thể, chi tiết sao cho phù hợp và chính xác nhất.
Chắc chắn làm kinh doanh ai cũng sẽ coi trọng hình ảnh của doanh nghiệp. Họ luôn cố gắng gây dựng lên những hình ảnh đẹp nhất trong mắt khách hàng. Chính vì thế bạn cần phải lên một nội dung độc đáo, đặc sắc,và ấn tượng nhất.
Khi bạn đã lên kế hoạch với nội dung cụ thể. Với từng hạng mục thì việc thực hiện sẽ trở nên đơn giản và trở lên dễ dàng rất nhiều.
Luôn có kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống
Không ai biết trước được điều gì sẽ xảy ra ngoài dự tính của chúng ta. Nhất là tại sự kiện diễn ra đông người và hoạt động gồm nhiều bộ phận khác gộp lại. Do vậy không thể tránh khỏi những rủi ro xảy ra. Nếu không có kế hoạc dự phòng, khi gặp tình huống xấu xảy ra. Bạn sẽ không biết phải xử lí ra sao. Điều này làm ảnh hưởng không nhỏ đến sự thành công của sự kiện. Vì thế, trong quy trinh tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì luôn có kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống.
Hoạch định ngân sách tổ chức sự kiện
Quy trinh tổ chức sự kiện thành công thì yếu tố hoạch định ngân sách cũng là một yếu tố tạo lên. Bạn thử nghĩ xem, một sự kiện có là thành công hay không, khi bạn bỏ ra một số tiền khổng lồ để chi vào sự kiện khai trương. Đó không phải là một ý tưởng hay cho doanh nghiệp. Vì vậy, để sự kiện mang lại hiệu quả cao thì vấn đề hoạch định được chị phí tổ chức rất quan trọng.
Do vậy, bạn phải có sự thương lượng giá cả với các đơn vị liên quan như cung cấp thực phẩm, bên thuê phương tiện đi lại hoặc bên cung cấp nơi nghỉ ngơi của khách … Khi hoạch định ngân sách cụ thể, bạn sẽ biết lên cắt giảm hoặc thêm những gì để phù hợp với kinh phí của công ty.
Các bước tiến hành cụ thể tại sự kiện khai trương
Chuẩn bị trước buổi lễ khai trương
Để chuẩn bị cho buổi lễ khai trương. Trước tiên bạn phải chọn địa điểm tổ chức sự kiện hợp lí. Địa điểm có thể tại trước cổng công ty hoặc cửa hàng của bạn nếu là quy mô nhỏ. Hoặc có thể bạn thuê những địa điểm rộng rãi với sức chứa lớn cho những sự kiện có quy mô lớn, nhiều khách mời tham gia.
Tiếp theo đó là về khách mời. Bạn cần lên danh sách khách mời chính thức và khách mời dự bị. Sau đó gọi điện hoặc viết giấy mời thông báo cho họ trước để mọi người có sự chuẩn bị. Sau đó bạn có thể thiết kế banner. Thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện, liên lạc đến các đơn vị cung cấp dịch vụ liên quan đến sự kiện của bạn.
Tiến hành tổ chức
Cách tiến hành tổ chức buổi lễ khai trương trước tiên đó là bạn hoàn thành xong việc trang trí sân khấu trong và ngoài sự kiện. Khu vực cổng chào thường được trang trí đẹp mắt và được thường sẽ trải thảm cho khách vào. Tiếp tân phục vụ buổi lễ gồm những người có ngoại hình ưa nhìn, mặc đồng phục. Bạn nên chọn tiếp tân phải là những người chuyên nghiệp, xử lý tình huống nhanh nhẹn.
Sau đó tổ chức múa Lân khai trương vào đầu buổi lễ. Tiếp theo là thông báo lý do buổi lễ, giới thiệu thành viên công ty, khách mời. Lời phát biểu của chủ doanh nghiệp. Sau đó là các tiết mục văn nghệ độc đáo, đặc sắc để làm cho không khí sôi động và thu hút người tham gia.
Kết thúc tổ chức khai trương
Kết thúc sự kiện là việc dọn dẹp sân khấu và tổng kết rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện sau. Điều quan trọng nhất trong buổi tổ chức sự kiện đó là ấn tượng mang lại cho khách hàng tham dự. Không gian trang trí đẹp mắt. Nội dung chương trình hấp dẫn, đặc sắc và độc đáo. Khâu tổ chức chuyên nghiệp cùng với những trải nghiệm sản phẩm tuyệt vời sẽ để lại dấu ấn tốt đẹp và gây dựng được lòng tin nơi khách hàng.
Trên đây là quy trinh tổ chức sự kiện chi tiết, đầy đủ và chuyên nghiệp. Hi vọng phần nào giúp các bạn hiểu được tầm quan trọng của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp. Đồng thời nắm bắt được các bước cơ bản, tiến hành tổ chức một sự kiện thành công và hiệu quả.
