Tổ chức sự kiện cần những gì để đem lại thành công và hiệu quả cao? Đây là vấn đề được các doanh nghiệp và những người tổ chức sự kiện quan tâm. Khi bạn nắm được những yếu tố làm ảnh hưởng đến sự thành công của một sự kiện. Điều này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi tổ chức một sự kiện lớn. Làm cho thương hiệu của doanh nghiệp được nâng tầm và mở rộng hơn trên thị trường.
Những rủi ro thường gặp trong quá trình tổ chức sự kiện
Sự cố về thiết bị điện
Những sự cố về thiết bị điện luôn có thể xảy ra. Nếu không có phương án dự phòng. Những vấn đề này cần được chú ý từ hệ thống công suất nguồn điện, vị trí lắp đặt các thiết bị, khung giá treo… Thậm chí khi mọi thứ đã ở yên một chỗ. Bạn cần phải cân nhắc những khả năng đường dây điện có dễ gây vấp ngã không? Hay việc lắp đặt thiết bị này có bị ảnh hưởng gì không?
Do vậy cần để ý tỉ mỉ những vấn đề về điện để tránh chương trình đang diễn ra thì điện bị chập, cháy. Hoặc ai đó đi vấp ngã, gây mất điện cục bộ. Điều đó làm ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện mà bạn đã bỏ nhiều công sức.
Quản lí đám đông
Quản lí đám đông cũng cần được lưu ý. Nếu không sẽ có thể dẫn đến rủi ro khi tổ chức sự kiện. Như chúng ta đã biết, đám đông là một phần không thể thiếu trong sự kiện là có rất đông người tham dự. Điều đó mang đến một bầu không khí sôi động, vui vẻ cho sự kiện. Tuy nhiên, một đám đông lớn có thể dẫn đến một vài rủi ro trong sự kiện. Bên cạnh việc kiểm soát số lượng người đến và ra về như thế nào. Bạn hãy thử cân nhắc về việc bạn sẽ kiểm soát đám đông này tại địa điểm tổ chức ra sao. Việc lên kế hoạch phòng ngừa những rủi ro như vậy. Sẽ giúp sự kiện của bạn duy trì bầu không khí náo nhiệt, sôi nổi. Mà không quá hoảng loạn về những phát sinh bất chợt xảy ra trong sự kiện.
Vấn đề an toàn về phương tiện
Vấn đề phương tiện cũng gây ra nhiều rủi ro. Phải bố trí làm sao cho phương tiện của khách phải được đảm bảo an toàn. Sức chứa của bãi đỗ phải đủ rộng. Lối ra vào phải thuận tiện. Cần sắp xếp nhân sự để đứng sắp xếp và điều phối khu vực ra vào bãi đỗ. Hãy dành thời gian lên kế hoạch cho vấn đề này, đánh giá các khả năng có thể xảy ra xung quanh và đưa ra các kế hoạch giải quyết phù hợp để tạo nên sự nhịp nhàng trong tổ chức cũng như thoải mái của người tham dự.
Nguy cơ cháy nổ
Nguy cơ cháy nổ ở sự kiện là rủi ro có thể gặp phải. Do sự kiện là nơi đông người, nhiều hoạt động diễn ra. Đồng thời cũng có nhiều vật dễ gây cháy. Vì vậy, cần phải nắm được mọi rủi ro về cháy lửa để có thể liệt kê mọi phương án phòng tránh. Phải luôn đảm bảo rằng các thiết bị phòng chống cháy nổ được chuẩn bị ở khắp mọi nơi nghi ngờ có khả năng xảy ra cháy nổ hoặc những nơi có thể dễ dàng tiếp cận ở sự kiện.
An toàn thực phẩm
An toàn thực phẩm là điều cần lưu ý, nếu sự kiện của bạn có tổ chức ăn uống. Nếu rủi ro an toàn thực phẩm xảy ra, coi như sự kiện đó thất bại. Do đó, phải chú ý đến vấn đề này. Phải tìm hiểu và thỏa thuận kĩ với bên cung cấp thực phẩm. Sao cho đảm bảo thực phẩm tươi ngon, quá trình chế biến, bảo quản phải tốt.
Tổ chức sự kiện cần những gì để thành công và hiệu quả?
Địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức là điều đầu tiên phải lưu tâm đến khi bạn đặt câu hỏi tổ chức sự kiện cần những gì? Để sự kiện thành công thì bạn nên khảo sát và chọn địa điểm càng sớm càng tốt. Cố gắng tránh trình trạng khi mà sự kiện sắp đến ngày diễn ra mà địa điểm tổ chức vấn chưa tìm được. Hoặc địa điểm bị đơn vị khác thuê mất.
Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cũng nên chú ý đến sức chứa của địa điểm. Bạn nên thống kê lượng khách mời và dự bị để tìm địa điểm phù hợp với sức chứa quan khách của sự kiện. Nếu không, đây là yếu tố làm thất bại một sự kiện trọng đại của doanh nghiệp.
Điều kiện thời tiết
Điều kiện thời tiết cũng là một yếu tố quyết định đến thành công của sự kiện. Nếu bạn tổ chức một sự kiện hoành tráng nhưng ngoài trời, khi gặp trời mưa, sẽ phải hoãn không được tổ chức. Điều này làm ảnh hưởng rất lớn đến thành công của sự kiện. Do đó nếu bạn tổ chức sự kiện vào đúng mùa mưa hoặc trời lạnh thì việc tổ chức ở không gian ngoài trời không phải ý tưởng hay. Bạn hãy cố gắng tìm kiếm địa điểm tổ chức trong nhà hoặc có mai che để đảm bảo cho chương trình được diễn ra thuận lợi.
Các vấn đề về MC – Người dẫn chương trình
Mc – người dẫn chương trình là cầu nối trung gian để truyền đạt thông điệp của doanh nghiệp đến với khách hàng. Là người truyền cảm hứng cho khách hàng, làm cho sự kiện trở nên sôi động và gây nhiều chú ý. Do đó, vấn đề người dẫn chương trình cần được quan tâm. Bạn nên tham khảo và chọn lựa người dẫn chương trình có thể dẫn dắt chương trình tốt, làm việc chuyên nghiệp và có nhiều kinh nghiệm trong vai trò làm MC ở nhiều sự kiện lớn nhỏ.
Vấn đề về âm thanh và hình ảnh
Vấn đề về âm thanh và hình ảnh cũng rất quan trọng. Một buổi tổ chức sự kiện có hay thế nào đi nữa nhưng âm thanh nói lúc nghe rõ, lúc không nói được. Đã gây ra tâm lí nhàm chán đối với khách hàng. Một hệ thống âm thanh và hình ảnh đẹp mắt, hiện đại. Sẽ góp phần tạo lên không khí của sự kiện thêm phần sôi động, náo nhiệt và nhiều màu sắc.
Sự phối hợp giữa các nhân viên
Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhân viên, các bộ phận. Làm sự kiện là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến thành công của sự kiện. Khi đặt câu hỏi tổ chức sự kiện cần những gì? Thì yếu tố này được đứng hàng đầu. Một ê kíp phối hợp ăn ý, sẽ làm cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, không bị tách rời, hoặc gặp trục trặc ở bất cứ giai đoạn nào. Nếu không, chương trình diễn ra rời rạc. Khi diễn ra thì hay gặp sự cố điều đó làm ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả và thành công của sự kiện.
Những lưu ý trên đây, phần nào giải đáp được cho các bạn về câu hỏi “tổ chức sự kiện cần những gì”. Ngoài những yếu tố chính như đã nêu ở trên thì còn có các yếu tố phụ như hệ thống cơ sở vật chất, thời gian chuẩn bị sân khấu…Bạn cần có sự đam mê, giành nhiều thời gian nghiên cứu và lên ý tưởng cho sự kiện. Có như vậy sự kiện sẽ thành công và hiệu quả trên mong đợi.
